הנבואה אומנם ניתנה לשוטים, אבל גם למסלול הפשוט ביותר מהבית לביה"ס של אחד מילדכם אתם יוצאים עם תוכנית ברורה בראש ולפעמים אף עזרים כגון ווייז. תוכנית עסקית שווה את הנייר שהיא כתובה עליו, וזה בסדר - כי זה מה שהיא - נייר עבודה ותהליך מתודי לכל הנושא המורכב והחשוב של תכנון עסקי.

נתחיל באמירה ברורה כדי לשים דברים בפרספקטיבה נכונה: תוכנית עסקית שווה את הנייר שהיא כתובה עליו. ואת זה אומר לכם מישהו שמתפרנס מכתיבת תוכניות עסקיות עבור עסקים קיימים וחדשים. אז למה הנייר הזה בכל זאת שווה כמה עשרות אלפי שקלים? הנה בפשטות הסיבות המרכזיות:

1. עדיף לטעות על הנייר מאשר במציאות – התוכנית העסקית משרתת בראש ובראשונה את בדיקת ההיתכנות הכלכלית. בגלל זה, אנחנו בד”כ מתחילים בבדיקת היתכנות פשוטה יחסית שמתבססת, מעבר לידע וניסיון שלנו ושלכם, על בדיקות רגישות כלכליות שונות שעיקר שאלתן הוא “מה נדרש כדי שהרעיון העסקי יצליח?” ואם התשובות הן כאלה שמובן לנו שהסיכוי להשיגן שואף לאפס אז נעצור כאן – לגמרי, או לבדיקת הנחות היסוד מחדש. ואם התשובות הן כאלה שכולנו מאמנים שביכולת היזמים להשיגן אז ממשיכים האלה בכתיבת התוכנית העסקית.
2. תכנון מקדים יכול לחסוך שכר לימוד יקר – נכון שהתוכנית העסקית לא באמת יכולה או אמורה לחזות את פעילות העסק לכשיקום, אבל היא יכולה לבחון היבטים שונים בתסריטי ההפעלה של העסק והמשאבים הנדרשים להם ובכך לסייע ליזמים להיערך בהתאם מראש. לדג’: כמות העובדים הנדרשת ורמת הכשרתם המקצועית, היקף המשאבים הכספיים הנדרשים, גודל השטח המתאים וכיו”ב.
3. מפת דרכים – הרבה פעמים התוכנית העסקית נמצאת שם כדי להזכיר לנו את הנחות היסוד המקוריות שלנו, המשמעויות שלהן והרצונות שלנו בהקמת המיזם העסקי. בהשוואה למציאות, התוכנית העסקית מסייעת ומזרזת את תהליך הפנמת והבנת המתרחש והנלמד והמשמעויות של זה עבור התוצאה העסקית.
4. אמצעי הצגה לצדדים שלישיים – התוכנית העסקית היא האמצעי היעיל ביותר וברוב המקרים אף הכרחי להצגת הרעיון העסקי והנדרש לו לצדדים שלישיים: בנקים, משקיעים, שותפים.
5. כלי עזר בגיבוש המיזם והיבטיו השונים – התוכנית העסקית היא כלי יעיל עם מתודולוגיה וותיקה לתכנון עסקי. השימוש בה מחייב את היזמים לבחון את כל היבטי המיזם העסקי טרם הקמתו והיא מהווה תבנית לגיבוש תוכנית ההקמה וההפעלה.

במישור הפרקטי:

בניית תחזית רווח והפסד

בגדול יש שתי דרכים לבנות תחזית רווח והפסד, תקציב ויעדים – טופ-דאון ובוטום-אפ. יש שיזהו את שתי השיטות כשני סוגים של דרכי עיבוד מידע קוגניטיביות (מהמוח על בסיס ציפיות ומושגים, או ממערכת החישה על בסיס נתונים) וזה מתאים גם כאן, אבל ברמה הפרקטית הכוונה היא פשוט לתנועה במעלה או מורד דו”ח הרווח והפסד (רוו”ה) שמכיל את תחזית ההכנסות וההוצאות של העסק. וככה זה עובד:

• ראשית, הנה מרכיבי המפתח של דו”ח הרוו”ה לפי הסדר:
  1. הכנסות
  2. עלות המכר
  3. עלות שכר עבודה
  4. הוצאות הפעלה/הנהלה וכלליות
  5. הוצאות מימון
  6. רווח לפני מס ופחת
• כעת, בטופ-דאון נתחיל בשורת ההכנסות ונרד מהן לשורת הרווח דרך כל שאר המרכיבים. פרקטית זה אומר שנגבש יעדי או אומדני הכנסות ובהתאם להם נתקצב את ההוצאות הנדרשות לייצור ההכנסות האלה. יעדים מייצגים שאיפות (שאמורות להיות ברות השגה), אומדנים מייצגים הערכות – הראשון אקטיבי יותר מהשני.
• בבוטום-אפ נחזור בחזרה במעלה הדו”ח. הפעם נתחיל בשורת הרווח שקיבלנו בתרגיל מהסעיף הקודם ונחליט אם אנחנו מעוניינים להגדיל או להקטין אותה – הכוונה היא לא שנרצה להרוויח פחות, אלא שיכול להיות שנהיה מוכנים לתקצב בנדיבות רבה יותר סעיפים מסוימים לאור תוצאת הרווח הצפויה ולטובת הטווח הארוך, או שאולי אנחנו מבינים שהנחות העבודה שלנו שגויות ודורשות תיקון לאור שורת רווח לא הגיונית בתחזית. את המסלול הזה מלמעלה למטה ולמטה למעלה עושים כמה פעמים עד שמגיעים לתוצאה הרצויה והראויה.

בלשונית “כלים” מטה תמצאו אקסלים פשוטים יחסית שאתם יכולים להיעזר בהם לטובת כתיבת תחזית רוו”ה חודשית ושנתית.

ניתוחי רגישות

דרך נוספת לבנות מפת דרכים כלכלית לעסק ועל בסיסה להקצות משאבים ולהציב יעדים, היא ניתוחי רגישות. ניתוח רגישות שואל מה קורה לנתון מסויים בשינוי של נתון אחר. יש ניתוחים חד-ממדים שבוחנים רק נתון אחד והשפעתו על נתון אחר ויש ניתוחים מורכבים יותר. אנחנו אוהבים להשתמש בעיקר בניתוח הפשוט של רגישות הרווח להכנסות. מה שאנחנו עושים, זה לשים את התחזית הכי ריאלית שלנו במרכז הניתוח – כזו שמתבססת על נתוני העבר או על הניחוש הכי מוצלח שלנו – ואז לבחון את השפעת השינוי בהכנסות על שורת הרווח – לדג’ מה קורה לרווח אם ההכנסות גדלות ב-10%? ב-50%? ומה קורה אם הן קטנות ב-10%? וכן הלאה. בתוך התסריטים השונים אנחנו גם משנים את ההוצאות הקבועות והוצאות השכר בהתאם להיקף הפעילות שבתסריט. עלות המכר משתנה ביחס ישר להכנסות, כמובן שגם כאן אפשר להניח אחרת ולשנות אותה ביחס שונה, לדג’ להקטין את עלות המכר היחסית (באחוזים) ככל שההכנסות גדלות.

התוצאה של ניתוח הרגישות היא כ-10 תסריטי הפעלה שונים והתקציבים התפעוליים הנדרשים להם לצד כמובן שורת הרווח הנגזרת מהם. זו מפת דרכים מפורטת, שבניגוד לתחזית רוו”ה לא מתיימרת לחזות את היקף הפעילות בחודש מסוים אלא עונה על שתי שאלות מרכזיות:

• מה תקציבי ההפעלה שלי להיקף פעילות מסוים ומה שורת הרווח בהתאם?
• לאיזה היקפי פעילות עליי לשאוף?

ניתוח הרגישות הוא כלי מאוד יעיל בבדיקות היתכנות ראשוניות וכבסיס לדיונים במבנה פעילות קיימת או מתוכננת. בלשונית “כלים” צירפנו עבורכם אקסל יחסית פשוט שאמור להתאים לרוב סוגי הפעילויות.

שאלות רלוונטיות:

לפני שכותבים תוכנית עסקית לעסק קיים או חדש, כדאי לשאול את השאלות הבאות?

• מה מטרות התוכנית?
• מי קהל היעד שלה?
• מה רמת המהימנות של מקורות המידע והנתונים שבבסיס התוכנית? יש הבדל גדול בין עסק בן 20 שנה שמתכנן את השנה הקרובה לעסק שעדיין לא קם.
• מהם כלי המדידה, רמת הפירוט והדיוק שלהם למדידת התוצאות בפועל והשוואתן לתוכנית העסקית בעתיד?
• לאיזו תקופה נכון לתכנן? יש עסקים שצריכים ויכולים לגבש תוכניות לשנים ויש כאלו שלא צריכים ולא יכולים לתכנן מעבר לשנה.

יש שאלות שעולות בעקבות עבודת התכנון ויכולות להשפיע על התכנון ואף על מבנה העסק. הנה כמה:

• האם יש בעיה מבנית בהרכב ומבנה הוצאות ההפעלה של העסק? באופן הפשוט ביותר, שאלה זו תעלה כאשר ניתוח רגישות יראה שכדי להגיע לרווח משמעותי נדרשים היקפי פעילות שעשויים להיות אופטימיים מידי עבור העסק.
• האם העסק מצויד במשאבים הנדרשים להצלחתו?
• האם זה הזמן הנכון לפיתוח עסקי?
• מה המשמעות התזרימית של התחזית הכלכלית?
• האם כדאי לשקול שינוי בתמהיל הפעילות של העסק? לדג’, להקטין מגזר פעילות מסוים ולהגדיל אחר.

 טעות להימנע ממנה:

וכאן זה הזמן לחזור על הנאמר בפתיחת המאמר הזה – תוכנית עסקית שווה את הנייר שהיא כתובה עליו. מה שאתם קוראים מהדף הוא לא עובדות, אלא תחזיות המבוססות על הנחות, אומדנים והשערות. אל תשכחו את זה אף פעם.

חומר נוסף למחשבה:

הנבואה אומנם ניתנה לשוטים, אבל איך תדעו שהגעתם ליעד, או שאתם בכיוון אם אין לכם לא יעד ולא כיוון? כשמבינים שתוכנית עסקית ותקציב הם כלי עבודה ניהוליים וככאלה הם לא חקוקים בסלע לעד אלא מתקיימים ומשתנים לצד המציאות העסקית, הם הופכים לידידיו הטובים ביותר של המנהל ובעלי העסק.

כלים:

אקסלים גבירותיי, אקסלים..